Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений Барбара Минто

"Золоті правила Гарварда і McKinsey" вчать складати письмові документи та усні виступи. Згідно з теорією Барбари Мінто, текст ділового листа добре сприймається тільки в тому випадку, якщо його ідеї логічно взаємопов’язані та побудовані за принципом піраміди. Тільки така структура робить повідомлення максимально доступним для розуміння, тому що думки викладаються у порядку, оптимальному для сприйняття. "Золоті правила", створені під час роботи Мінто в McKinsey, регулярно переглядаються та вдосконалюються. Автор багато років викладає свій курс у найбільших бізнес-школах, університетах та компаніях.

В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды.

Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать общие правила.

Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание — не цифры, а тексты.

Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало «думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в «пирамидальной» структуре.

Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем — в отредактированном виде.

Мысли излагаются в том порядке, в котором они возникают в голове составителя письма

Звонил Джон Коллинз и сообщил, что не сможет прийти на собрание в 15:00. Хал Джонсон не возражает, если собрание перенесут на более позднее время или даже на завтра, но тогда не раньше 10:30. А секретарь Дона Клиффорда сообщил, что Клиффорд вернется из Франкфурта только завтра поздно вечером. Конференц-зал полностью зарезервирован на завтра, однако свободен в четверг. Похоже, что четверг, 11:00, подходит нам для проведения собрания больше всего. Устраивает ли это время вас?

Изложение строится по принципу пирамиды

Возможно ли перенести сегодняшнее собрание на четверг на 11:00? Это время больше устраивает Коллинза и Джонсона, да и Клиффорд к тому времени уже вернется. Кроме того, будет свободен конференц-зал.

В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды является стандартом McKinsey.

В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также были созданы видеокурс (в 1981-м — первая версия, в 2003-м — вторая) и компьютерная программа (в 1985 году).

Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle® стал стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во многих других курсах.

Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.

Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры пирамиды на странице или экране.

Книга состоит из четырех частей.

• В первую часть («Логика в письме») по сравнению с предыдущим изданием были внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых документов.
• Вторая часть («Логика в рассуждениях») рассказывает, как критично взглянуть на свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.
• Третья часть («Логика в решении проблем») абсолютно новая. Она предназначена для тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме пирамиды.
• В четвертой части («Логика в презентациях») обсуждаются приемы, позволяющие использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.

Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге, то вам удастся:

а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного документа;

б) улучшить ясность текста;

в) сократить его объем.

Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа, составленный за рекордно короткое время.